Política de Privacidade de Candidatos Be First

Bem-vindo à Be First - Recrutamento e Seleção. Estamos empenhados em oferecer-lhe o melhor serviço e ajudá-lo a progredir na sua carreira. Como é do seu conhecimento, recolhemos informações sobre si para tornar a sua pesquisa de emprego o mais simples e segura possível.

A Be First está empenhada em proteger e respeitar a sua privacidade. Esta Política descreve os seus direitos relativamente às suas informações pessoais, assim como as medidas que tomamos para proteger a sua privacidade. Sabemos que este é um documento extenso, mas pedíamos-lhe que lesse com atenção.

Esclarecimento de alguma terminologia

Antes de mais precisamos de clarificar algumas expressões que serão utilizadas nesta Política.

Ainda que pareça óbvio, neste documento será referido como “o Candidato” ou “Você”.

Quando falamos sobre “nós” ou a “Empresa”, referimo-nos à Be First. Estamos sediados em Rua da Junqueira 464 – 3º Andar, 1300-341 Lisboa. A Be First fornece várias atividades de RH, tais como recrutamento e seleção, assessments, transição de carreira, desenvolvimento de talentos, formação, recolocação e mobilidade internacional (“as nossas Atividades”).

Para a realização das nossas atividades a Empresa utiliza diversos sistemas informáticos. Em alguns casos, fornece um Portal de Acesso Livre (“Portal”) para os seus candidatos/colaboradores. O Portal permite-lhe procurar e candidatar-se a empregos que a Empresa e as suas empresas associadas anunciam e que correspondam aos seus interesses, competências e/ou experiência, nos locais onde manifestou interesse em trabalhar.

Por fim, esta é uma Política sobre informações relativas a pessoas. Inclui factos, mas também opiniões sobre si e sobre os seus gostos pessoais (“eu sou um fã de futebol”, por exemplo). Não se trata de informações sobre a Empresa (embora, por vezes, haja uma sobreposição das duas esferas). Este tipo de informação é usualmente denominado de “Informações pessoais”, “Informações de Identificação Pessoal” ou “IIP”. Nesta Política, utilizamos a expressão “Informações pessoais”.

Que Informações pessoais recolhemos?

São geralmente recolhidas pela Empresa, sem caráter limitativo, as seguintes informações pessoais:

• o seu nome, data e local de nascimento, informações de contacto, qualificações (educação, cursos de formação, estágios), documentos que comprovem a sua identidade e quaisquer outras informações que tenha mencionado no seu CV;

• se aceder ao Portal através da sua conta de Linkedin ou de qualquer outra rede social: os seus dados de perfil;

• se nos contactar, iremos manter um registo dessa correspondência;

• opiniões sobre si, por parte dos nossos colaboradores e terceiros com quem (ou para quem) trabalhe, e outras avaliações; opiniões emitidas por si relativas a terceiros;

• o seu feedback sobre nós e os nossos serviços, através nos nossos inquéritos de satisfação;

• também recolhemos informações sobre a utilização que faz ao nosso site/Portal, incluindo (sem carácter limitativo) o seu endereço IP, navegador, data e hora, localização, país de tráfego de dados, dados de localização, weblogs e outros dados de comunicação e os recursos aos quais acede. Esta informação facilitará a sua utilização ao nosso site/Portal no futuro; Vamos, por exemplo, sugerir-lhe empregos que se encontrem a ser tratados por agências locais onde se encontrava, quando nos contactou;

• também recolhemos informações para fins de Marketing e estatística, incluindo informações sobre como responde a e-mails, sms, telefone e outras campanhas de marketing. Solicitaremos, previamente, o seu consentimento explícito antes de enviarmos uma comunicação de marketing através destes meios;

• fotografias e vídeos das suas participações em sessões de formação ou similares (na sessão, terá a oportunidade de pedir para não ser filmado ou fotografado);

• informações sobre quaisquer incapacidades e quaisquer acomodações que tenhamos de fazer para si no local de trabalho; e

• Iremos também recolher outros dados sensíveis, relativos ao seu estado de saúde, quando permitido por lei. Gostaríamos também de informar que a Be First realizará qualquer avaliação necessária como parte do processo de seleção, que poderá exigir que os dados apresentados sejam processados, e que posteriormente incluirá os resultados dessa avaliação na sua base de dados de recrutamento como parte do processo de seleção;

• Informamos que, como parte do processo de seleção, a entidade contratante pode consultar detalhes do seu perfil público nas redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.) e outras informações e registos públicos, com o único objetivo de avaliar e verificar a sua experiência e habilidades profissionais, assim como determinar se o seu perfil é consistente com a cultura e os valores Be First.

Porque utilizamos informações pessoais?

A empresa recolhe e trata informações pessoais para:

1. assisti-lo na procura de ofertas de emprego que se adequem ao seu perfil, ajudá-lo com a sua formação ou, ainda, promover o processo de candidatura a novos projetos/empregos. Isto inclui o envio do seu CV a potenciais empregadores e mantê-lo informado sobre futuras oportunidades de emprego por e-mail, telefone, correio e/ou outros métodos de comunicação;

2. com o seu consentimento, poderemos também utilizar os seus dados de contacto para efeitos de marketing, por exemplo, através de e-mail, mensagens ou telefone;

3. desenvolver, testar e melhorar ainda mais o nosso website/Portal, ou outros sistemas/processos existentes (ou novos) para melhor o satisfazer; tal ocorre no contexto de novos sistemas e processos informáticos, em que utilizamos as suas informações nos testes dos mesmos, quando os dados falsos/fictícios não permitem reproduzir fielmente o seu funcionamento;

4. realizar estudos e pesquisas estatísticas e analíticas, por exemplo, para comparar a eficácia da nossa colocação de candidatos, junto de clientes entre diferentes setores empresariais e geografias, bem como tentar identificar fatores que possam influenciar quaisquer diferenças por nós constatadas;

5. transferir dados para terceiros (ver abaixo);

6. quando necessário, cumprir com qualquer obrigação legal; e

7. também processamos as suas informações para:

   1. promover a segurança e proteção de pessoas, instalações, sistemas e ativos;

   2. supervisionar o cumprimento das políticas e procedimentos internos;

   3. administrar comunicações e outros sistemas utilizados pelo Grupo Adecco (incluindo bases de dados de contactos internos);

   4. investigar ou responder a incidentes e reclamações;

   5. promover internamente a realização de ações de formação e a utilização dos seus conteúdos (no caso de fotografias ou vídeos de ações de formação), para divulgar, interna e externamente, sessões semelhantes a terceiros. Neste caso, pediremos o seu consentimento explícito; e

   6. participar em qualquer compra ou venda potencial ou real, ou joint venture, integral ou parcial de um negócio ou empresa no qual qualquer membro Be First deseje participar.

A base legal para o tratamento dos seus dados pessoais

Somos obrigados, por lei, a ter um fundamento de licitude para processar as informações que detemos sobre si. Os fundamentos jurídicos podem ser:

• Execução de um contrato ou medidas preliminares antes da assinatura de um contrato.

Quer numa fase pré-contratual, quer posteriormente ao início da sua atividade na Be First, tratamos as suas informações pessoais com a finalidade de execução e gestão de um contrato (finalidades 1 e 6 acima)

• Conformidade com as obrigações legais

Por vezes, é necessário realizar o tratamento das suas informações pessoais para cumprimento de obrigações regulamentares ou legais (finalidade 6). As autoridades públicas, tais como autoridades fiscais, financeiras ou de proteção de dados, podem solicitar-nos as suas informações pessoais, para exercício das suas funções previstas na lei (por exemplo, para a prevenção ou deteção de um crime). Nestas circunstâncias, somos obrigados por lei a fornecer os seus dados

• Cumprimento do nosso interesse legítimo

O tratamento das suas informações pessoais é ainda realizado no interesse legítimo da Be First, para prossecução dos direitos fundamentais da Empresa e dos seus colaboradores, sem restringir indevidamente os seus direitos, liberdades e garantias (finalidades 1,3,5 e 7). Significa isto que o tratamento das suas informações pessoais, para exercício dos interesses legítimos da Empresa, resulta de uma justa adequação e ponderação dos seus interesses, direitos e liberdades, asseguramos que não tratamos as suas informações de forma a que as suas garantias fundamentais sejam subvertidas pelo nosso interesse no tratamento.

Adicionalmente, poderemos vir a recolher o seu consentimento para tratamento das suas informações pessoais, o qual constitui um outro fundamento jurídico.

Tem de nos fornecer as informações pessoais que pedimos?

Não está obrigado a fornecer-nos as suas informações pessoais, contudo, a ausência de tratamento das informações mínimas indispensáveis pode impossibilitar-nos de trabalhar consigo ou prestar os nossos serviços. Pode, ainda, restringir os serviços que pode receber de nós se decidir limitar a informação pessoal que nos fornece.

Tratamos informações pessoais suas sem qualquer intervenção humana?

A Empresa, por vezes, toma decisões com base em sistemas/processos automatizados (como a definição de perfis) para fornecer, a si e aos nossos clientes, os serviços contratados. Por exemplo, quando os nossos clientes estão à procura de candidatos para ofertas de emprego, de forma a compilar uma lista mais restrita, podemos realizar uma pesquisa junto das nossas listas de candidatos, utilizando processos automatizados, que terão em conta a sua disponibilidade, competências, taxa de remuneração e, em algumas circunstâncias, anteriores instruções recebidas dos clientes. Isto permite identificar os candidatos com maior probabilidade de satisfazer os requisitos do cliente. Consoante os fatores que correspondam às necessidades dos clientes, a sua posição no ranking pode ser mais elevada.

Durante quanto tempo são mantidos os meus dados pessoais?

A Empresa conservará as suas informações pessoais pelo prazo máximo de 5 anos após o seu registo.

Caso assine um contrato com a Empresa, conservaremos as suas informações pessoais por um período mais longo afim de cumprir obrigações legais e contratuais em vigor.

Regra geral, as informações fiscais e financeiras (incluindo dados salariais e dados relacionados com pagamento, etc.), são conservadas pelo prazo de 10 anos, e outras informações referentes à própria relação laboral, pelo prazo de 5 anos.

Partilhamos as suas informações pessoais com terceiros?

Conforme mencionámos supra, poderá ser necessário divulgar os seus dados a terceiros. Tal é feito para auxiliar a Empresa na prossecução das finalidades acima definidas. Fazemo-lo nas seguintes circunstâncias:

• Com os nossos fornecedores. Podemos, por exemplo, contratar um fornecedor para realizar trabalho administrativo e operacional como apoio à relação que temos consigo. O(s) fornecedor(es) estarão sujeitos a obrigações contratuais e legais para preservar a confidencialidade dos seus dados e respeitar a sua privacidade, adicionalmente, apenas terão acesso aos dados de que necessitam para desempenhar as suas funções; por norma, estes fornecedores são fornecedores de serviços informáticos (que hospedam ou prestam assistência aos nossos sistemas informáticos, incluindo informações sobre o próprio), empresas de gestão de instalações (que cuidam da segurança física nos nossos edifícios, pelo que precisam saber informações sobre si para lhe permitir acesso aos mesmos), e fornecedores de serviços de gestão de contabilidade e finanças em back office (que têm de lidar com informações dos candidatos para processar contas) Também contratamos fornecedores que fornecem serviços e soluções de tecnologia de IT, que podem incluir entrevistas em vídeo e ferramentas de avaliação de competências.

• Aos membros do grupo Be First noutros países. Estes estão localizados dentro ou fora da União Europeia; diferentes membros do grupo irão desempenhar diferentes funções e, por esse motivo, as suas informações serão partilhadas com eles por diferentes razões:

• • • as informações são partilhadas com membros do grupo Be First que desempenham funções informáticas para a empresa Be First em todo o mundo.

    • as informações são também partilhadas com parceiros Be First em todo o mundo, especificamente onde demonstrou interesse em candidatar-se a oportunidades de emprego, ou com membros do grupo Be First que identifiquem a existência de determinadas competências necessárias ou úteis nesse mercado.

• Com os nossos clientes/possíveis empregadores: partilharemos as suas informações pessoais com os nossos clientes que tenham ofertas de trabalho nas quais possa estar interessado, ou que estejam interessados no seu perfil. Qualquer uma destas entidades cumpre obrigações contratuais e de confidencialidade em relação aos seus dados para connosco e para consigo;

• Com autoridades públicas, entidades reguladoras ou forças policiais se considerarmos que somos legalmente obrigados ou autorizados a fazê-lo ou que seria prudente; e

• Como parte da due diligence relativa a (ou a implementação de) uma fusão, aquisição, alteração no prestador de serviços ou outra transação empresarial à qual podemos divulgar os seus dados aos potencial vendedor ou comprador, novo prestador de serviços e respetivos assessores.

Transferimos os seus dados para fora da União Europeia?

Os seus dados podem ser transferidos e tratados em um ou mais países, dentro ou fora da União Europeia.

Apenas iremos transferir os seus dados para países fora da UE que a Comissão acredita oferecerem-lhe um nível de proteção adequado (uma lista desses países está disponível aqui: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en , ou onde o grupo Be First implementou salvaguardas apropriadas para procurar preservar a privacidade das suas informações (nomeadamente cláusulas-tipo de proteção de dados aprovadas pela Comissão Europeia, cópias das quais podem ser encontradas aqui: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en.

Quais são os seus direitos?

• Direito de acesso e obtenção de uma cópia das suas informações pessoais

Tem o direito de solicitar confirmação se tratamos alguma informação pessoal sua. Em caso afirmativo, tem o direito de aceder à mesma, bem como questionar o modo como o fazemos. Em alguns casos, pode pedir-nos que lhe forneçamos uma cópia eletrónica das suas informações. Em circunstâncias limitadas, tem também o direito de nos solicitar a portabilidade das suas informações pessoais, ou seja, forneceremos os seus dados, num formato estruturado, a si ou a terceiros, mediante solicitação.

• Direito de retificação das suas informações pessoais

Se conseguir demonstrar que as informações pessoais que detemos sobre si não estão corretas, poderá solicitar que as mesmas sejam atualizadas ou corrigidas. Caso exista um sistema de acesso livre, recomendamos que seja o próprio a atualizar.

• Direito de eliminação/direito a ser esquecido

Em determinadas circunstâncias, tem o direito de solicitar que as suas informações pessoais sejam eliminadas. O pedido de eliminação dos seus dados pode ser realizado, sendo que a Be First posteriormente determinará a sua adequação, uma vez que o exercício deste direito poderá estar condicionado por outros direitos ou obrigações legais de conservação dos dados da Empresa. Nas situações em que não se determine qualquer impedimento à execução do seu pedido a Be First eliminará, sem demora injustificada, as suas informações.

Alertamos que, uma vez eliminadas as suas informações, a Be First não poderá continuar a prestar os seus serviços. Se pretender voltar a contratar os nossos serviços, terá de partilhar novamente as suas informações.

• Direito de restringir

Em determinadas circunstâncias, tem o direito de restringir o tratamento das suas informações pessoais. Contudo, em alguns casos, essa restrição de tratamento pode limitar os Serviços a receber pela Be First.

• Direito de oposição

Na medida em que o tratamento das suas informações pessoais se baseia no interesse legítimo da Empresa (e em nenhum outro fundamento de tratamento) tem o direito a opor-se a qualquer momento.

Se pretender exercer algum dos seus direitos, por favor, envie-nos um e-mail com o assunto - "GDPR Request".

Quando nos enviar um e-mail a exercer os seus direitos, a Be First irá precisar que se identifique antes de aceder ao pedido.

Por fim, tem o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade de proteção de dados onde reside ou trabalha, ou onde considera que um surgiu um problema relativamente aos seus dados.

E quanto à Segurança de Dados ao utilizar sistemas da Be First?

O utilizador é responsável por manter os seus dados de login no Portal em segurança, nomeadamente a palavra-passe que lhe fornecemos ou que escolheu. As credenciais de acesso são para sua utilização própria. Não tem permissão para partilhar as suas credenciais ou outros pormenores da sua conta, com quaisquer terceiros.

Como entrar em contacto connosco ?

Se tiver alguma dúvida ou questão relativamente a esta Política de Privacidade se desejar obter mais esclarecimento sobre a forma como protegemos as suas informações (por exemplo, quando as transferimos para fora da Europa) e/ou quando desejar contactar o Responsável pela Proteção de Dados da empresa (DPO, Data Protection Officer), envie-nos um e-mail.

Como processamos alterações à presente Política?

Os termos desta Política podem ser alterados, sempre que justificável. Publicaremos quaisquer alterações materiais a esta Política, através de alertas apropriados, ou no nosso website ou contactando-o utilizando outros canais de comunicação.

Última alteração: 07 de Maio de 2022